sobota, 28 maja 2016

Telefonowanie w pracy – jak zapunktować nie widząc rozmówcy

Przyjemny i serdeczny głos w telefonie to najlepsza wizytówka firmy. Obojętnie czy pracujesz na recepcji, jako sekretarka czy też komunikujesz się często za pomocą telefonu z klientami bądź partnerami biznesowymi. Należy jednak pamiętać o zachowaniu w trakcie rozmowy, tym bardziej dlatego że rozmawiający nie widzą się wzajemnie. Dobra rozmowa telefoniczna opiera się na paru bardzo ważnych zasadach. Do rozmowy telefonicznej należy się przygotować, aby rozmówca nie miał wrażenia, że kompletnie improwizujemy lub nie jesteśmy zestresowani rozmową.



1. Rozmowę telefoniczną zaczynamy od prawidłowego przedstawienia się. W każdym przypadku należy unikać zgadywania po głosie, co jest irytujące i czasochłonne, bo rozmowa powinna być możliwie krótka oraz koncentrować się na najistotniejszych kwestiach. Ponieważ dzwoniący nie widzi swojego rozmówcy, trudno mu się zorientować, kiedy nadużywa jego czasu. Jeżeli dzwoni do nas klient i chce rozmawiać kimś z naszego zakładu pracy, kto nie jest w danym momencie osiągalny, prosimy go o podanie jego danych, numeru telefonu i obiecujemy oddzwonienie.

2. Warto zadbać o staranność rozmowy, aby odbiorca mógł nas dobrze słyszeć. Z pewnością sytuacja, kiedy kilkakrotnie będzie musiał prosić o powtórzenie wypowiedzi, nie będzie komfortowa. Możemy się spodziewać, że taka rozmowa zakończy się szybko i będzie nieefektywna. Zadbajmy więc o właściwe operowanie głosem. Nie należy mówić zbyt szybko, ale dostosować tempo rozmowy do odbiorcy. Aby zapobiec monotonii oraz zapewnić właściwe odczytanie sensu wypowiedzi, należy modulować głos. Pamiętaj, że twój rozmówca, oprócz twojego głosu, słyszy wszystkie odgłosy towarzyszące waszej rozmowie.

3. Przed wykonaniem telefonu przemyśl co chcesz powiedzieć. Warto zapisać sobie treść komunikatu w punktach, co pozwoli upewnić się w trakcie rozmowy, że się o niczym nie zapomniało. Takie rozwiązanie pozwoli ci też sformułować szybkie streszczenie problemu w razie konieczności zostawienia wiadomości.

4. Jeżeli nie możemy w danej chwili rozmawiać, np. z powodu zebrania lub gdy jesteśmy zajęci i nie mamy pod ręką potrzebnych informacji, możemy przeprosić klienta i zapewnić, że oddzwonimy (określamy, kiedy to nastąpi).

5. Równie ważnym elementem skutecznej rozmowy jest aktywne słuchanie. Skupianie się na sobie, nadmierne gadulstwo oraz nachalność powodują zniecierpliwienie i zniechęcenie u naszego słuchacza. Trzeba więc mówić zwięźle i poprzez pytania zachęcić rozmówcę do wypowiedzi, zamieniając się w aktywnego słuchacza.

6. Dzwoniący musi zadbać, by jego telefon nie zakłócał spokoju, nie zaskakiwał, nie przerywał pracy ani wypoczynku. Dlatego trzeba unikać telefonów o niestosownej porze, zbyt wcześnie lub zbyt późno, Dzwoniący z daleka muszą również sprawdzić, czy różnica czasów nie spowoduje, że ich telefon wyrwie kogoś ze snu. Należy również unikać pór, które uchodzą za porę posiłków oraz głównych wydań dzienników telewizyjnych.



Jak uniknąć stresu w miejscu pracy – wskazówki

To, że stres jest szkodliwy dla zdrowia i przyczynia się do gorszych wyników w pracy jest znane od dawna. Każdy ma swój próg odporności na stres, po przekroczeniu którego nie jest w stanie pracować w sposób efektywny. Osoby doświadczające stresu próbują czasem obniżyć przeżywane napięcie przy pomocy alkoholu i innych środków odurzających. To jednak nie jest dobrym rozwiązaniem problemu. Niezależnie od tego czy lubimy swoją pracę, czy nie, przysparza nam ona czasami wielu kłopotów. Największe stres w pracy to najczęściej goniące terminy, krytyka ze strony przełożonego, coraz więcej obowiązków, problemy z porozumieniem się ze współpracownikami itp. Poniżej parę porad na to jak można poradzić sobie ze stresem w pracy.



1. Określ priorytety. Postaw sobie cele zawodowe oraz osobiste. Poświęć chwilę, aby sprawdzić kilka ostatnich miesięcy w kalendarzu i zobacz jak wiele zapisów odnosi się do pracy. Oprócz tego zrób listę z najważniejszymi zadaniami, które są do wykonania. Jeśli wszystko dobrze zaplanujesz nie będziesz się obawiał że któreś z obowiązków wyleci Ci z głowy. Sztuka dobrego planowania to połowa sukcesu.

2. Wykorzystaj przerwy. Krótka przechadzka zwiększa przepływ krwi do mózgu, a skutkiem ubocznym tego może być chwilowy przypływ kreatywności. W trakcie spaceru możemy zaczerpnąć świeżego powietrza i dotlenić nasz organizm. Jeśli jednak nie jest to możliwe, spróbujmy chociaż otworzyć okno i przewietrzyć pomieszczenie, w którym siedzimy. W trakcie pauzy nasze myśli nie powinny krążyć wokół pracy czy też problemów osobistych. Na pewno nie jest łatwo wyłączyć myślenie, ale warto jest chociaż spróbować. Po prostu zamknąć oczy i przez parę chwil skoncentrować się tylko na sobie.

3. Odżywiaj się zdrowo i regularnie. Przekąska, szczególnie ta wysokoenergetyczna to źródło dodatkowej energii dla naszego organizmu, a także świetny sposób na odprężającą przerwę. W końcu każdy lubi jeść, dlatego jest to jeden z przyjemniejszych sposobów na odpoczynek. Oprócz obiadu nie zapominajmy o zdrowym drugim śniadaniu i podwieczorku – owoce, orzechy czy też warzywa byłyby wspaniałą opcją.

4. Zaplanuj swój czas. Aby jak najlepiej zapomnieć o pracy w wolnym czasie powinniśmy zacząć od planowania. Zaplanuj jak ma wyglądać twoja praca, twoje życie prywatne, twój dom i twoje relacje z ludźmi. Zastanów się kiedy wybierzesz się na urlop i jak zamierzasz go spędzić. Pamiętaj, że nie ma osób niezastąpionych i poświęcaj jak najwięcej czasu na odpoczynek, gdy tylko masz na to okazję.

5. Powiedz „nie“ jeśli nie dajesz rady. Nie wszystkim przychodzi łatwo bycie asertywnym, ale narastający nawał obowiązków na pewno nie wpływa dobrze na jakość pracy, a już na pewno nie na nasze zdrowie. Obawa przed krytyką ze strony szefa to jedno z największych źródeł stresu w życiu zawodowym. Niestety z tego też powodu często nie zwracamy się do szefostwa kiedy mamy z czymś problem, potrzebujemy porady lub odpoczynku.

6. Nie zaniedbuj swojego hobby. Postaraj się ograniczać swoje negatywne emocje związane z pracą po przekroczeniu miejsca pracy. Kiedy uda ci się to zrobić, dom na nowo stanie się oazą spokoju, w której odpoczniesz od pracy. Znajdź czas na ulubioną rozrywkę, sport czy hobby przy którym możesz się zrelaksować.